NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC TRUNG DU, MIỀN NÚI VÀ DÂN TỘC

Bài 1: TÀI LIỆU L­ƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯ­U TRỮ VÀ PHÔNG L­ƯU TRỮ UBND XÃ

1. Tài liệu lưu trữ UBND xã

1.1. Khái niệm

Tài liệu lư­u trữ UBND xã là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã, đ­ược bảo quản trong kho lư­u trữ để sử dụng vào các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử…

 Xã là đơn vị hành chính cấp cơ sở của Nhà nước. UBND xã  là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã là những tài liệu phản ánh về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng và hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương. Những tài liệu có giá trị được thu thập và bảo quản để phục vụ cho việc khai thác sử dụng cho những lợi ích của địa phương trước mắt và lâu dài. 

1.2. Loại hình tài liệu lưu trữ UBND xã

a. Tài liệu hành chính

Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà n­ước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao. Đối với UBND xã, tài liệu hành chính chiếm số l­ượng lớn. Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế - xã hội của địa phương. Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lý nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý của địa phương. Đó là những văn bản quy phạm pháp luật như: ­Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác.

b. Tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu l­ưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như­: địa chất, khí t­ượng thuỷ văn, trắc địa, bản đồ v.v...

Trong họat động của UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản như: Trạm biến áp, công trình xây dựng trường THCS, Tiểu học, Mầm non, trụ sở HĐND, UBND xã, hệ thống thủy lợi của xã, công trình xây dựng đài tưởng niệm, nghĩa trang liệt sĩ, trạm y tế, đường liên thôn …

         

c . Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh:

          Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (Còn đ­ược gọi là tài liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu đ­ược sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà n­ước, cơ quan nghiên cứu khoa học, và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con ng­ười và các hoạt động phong phú khác. Loại hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh.

Trong những tài liệu trên, ở UBND xã hiện nay tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số l­ượng đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnh vực. Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền. Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không có nhiều.

Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa loài ngư­ời bư­ớc vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử. Loại hình tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ­ưu thế về những kỹ thuật hiện đại. Riêng ở UBND xã, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…..

MỤC LỤC

Bài    Tên bài    Trang số
Bài 1    TÀI LIỆU L¬ƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯ¬U TRỮ VÀ PHÔNG LƯU TRỮ UBND Xà   02
Bài 2    XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND Xà   09
Bài 3    TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND Xà   30
Bài 4    THỐNG KÊ  TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND Xà   47
Bài 5    BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND Xà   49
    PHỤ LỤC  
    TÀI LIỆU THAM KHẢO    61     

                 

Download tài liệu nghiệp vụ lưu trữ